インターネットFAXをご存知ですか？通信技術の発達で登場したインターネットFAXは、従来よりも高いポテンシャルを持つため注目されています。とはいえ導入するべきかは悩みどころ。今回は、インターネットFAXのメリット・デメリットなど紹介します。
従来、会社同士や取引き相手との文書を使ったやり取りに使われるのはFAXと呼ばれる機器でした。しかし近年では技術も進歩しており、インターネットFAXと呼ばれるものが普及しつつあります。
そこで疑問に思うのがインターネットFAXとは何なのかという点。これまで使ってきたFAXさえあれば今まで通りやり取りできるため、導入するべきかは悩みどころです。
今回はそんな疑問にお答えするため、インターネットFAXとは何なのかを解説。これまでのFAXとの違いやメリット・デメリット、導入する際の会社選びで比較したいポイントなど紹介します。
【インターネットFAXとは】
インターネットFAXとは、通信回線を利用してFAXを送受信するサービス。従来のFAXが電話回線を使っていたのに対して、高い普及率を持つ通信回線を利用するため毎月の費用を抑えられるのが魅力です。
似たような技術としてはインターネットを使って通話できるIP電話が存在。050から始まる番号で通話できるIP電話は国内キャリアのほか複数会社がサービスを展開していますが、インターネットFAXも同様に競合がひしめき合っています。
なお、インターネットFAXは従来の仕組みと一部は同じ。FAXといえば書かれた内容をスキャンして符号に変換、相手の受信機に送られるという手順を踏みますが、インターネットFAXも同様の仕組みです。
最大の魅力は高いポテンシャル。従来は紙や専用の機器が必要だったものの、インターネットFAXならデバイス問わず送受信ができたり印刷するデータを選べたりと、コストの節約ができます。
【インターネットFAX・従来モデルとの違い】
インターネットFAXと従来モデルとの大きな違いは、「利用する回線」「紙の必要性」「受信の方法」の3点。
利用する回線についてはインターネットFAXが通信回線を使うのに対して、従来モデルは電話と同じ方式でした。インターネット回線なら普及率の高い自宅の回線を使えば定額を合わせて利用可能。従来モデルは電話回線を使うため、自宅にインターネット回線もある場合は2つの定額課金を必要とします。
紙の必要性については、インターネットFAXなら送信・受信共にデータでのやり取りができるため基本的には不要。従来モデルの場合は紙のデータをスキャンし、受信した専用機器が紙の形式で出すため必要です。
なお、インターネットFAXは紙が完全に不要というわけではなく、紙で書いたデータをスキャンして送信も可能。受信したデータはPDFファイルとして見られるほか、必要に応じて紙に印刷もできます。
受信の方法については、従来モデルの場合は専用機が紙を印刷する形で届くのが普通です。対してインターネットFAXは契約会社のクラウド上にデータ保存されるのが一般的。受信したデータは会社によるものの、スマホ・パソコンなど複数のデバイスから確認できます。
紙でしか確認できない従来モデルと比べたらインターネットFAXのが優秀です。このように、両者には大きな違いがいくつか見られます。
【インターネットFAXのメリット】
インターネットFAXを導入するメリットを紹介します。
【【導入コスト・維持費共に安い】】
インターネットFAXを使うために必要なものは、通信回線とスマホ・パソコンなどのデバイスのみ。通信回線を通じて受信したデータはデバイスの画面上で確認できるので、紙は不要です。通信回線についてもスマホ・パソコンを所有している方なら基本的に契約しているため、別途用意する必要はありません。
対して従来モデルに必要なものは、紙・インク・専用機・電話回線など多岐に渡ります。専用機は安いものなら1万円台から購入できるものの、業務レベルになると数十万、貸し出しでも月額料金が発生。紙やインク代は利用頻度に応じて増減するほか、専用の電話回線を引いた場合は更に費用がかかるので、コストは高めです。
このように両者を比較すると導入コスト・維持費共にインターネットFAXのほうが安く済み、従来モデルは高くなります。
【【ファイル管理がしやすい】】
インターネットFAXで送受信したファイルは基本的に契約会社の専用画面でデータとして管理可能。データは取引相手やジャンルなど好みに応じてフォルダ分けができるため、管理が容易です。加えてデータ検索機能も使えば目的のファイルを探す手間を省けます。
対して従来モデルは、送受信ファイル共に紙で管理するのが普通。紙はクリアファイルなどを使って分ける必要があります。また、紙は長時間の放置で劣化したり紛失や物理的なダメージで失う可能性も存在。
インターネットFAXならデータとして残るため劣化もせず、契約していれば永続的に残るのが魅力です。本当に大事なファイルならデータと紙の両方で残すこともできるため、より手厚い管理ができます。
【【送受信の手段が豊富】】
従来のモデルでファイルの送受信をする場合は、専用機を使ってスキャンしたものが紙の用紙にコピーされ、閲覧するのが普通でした。
対してインターネットFAXはパソコン・スマホを使って管理画面にアクセスすれば送受信が可能。インターネットに繋がっているデバイスさえあればその場で送信し、受信ファイルの閲覧はいつでもどこでもできます。
そのほか、FAXが届いた際に通知が来る設定をしていればすぐに気づけるのもポイント。会社によっては専用のアプリが用意されているため、常に快適な環境で利用可能です。
なお、送受信できるデバイスは会社によって異なります。パソコン・スマホから携帯まで送受信に対応するサービスや、どれかが対応していたりいなかったりというパターンも存在。
送信・受信のいずれかしか対応していないというパターンもあるので、契約会社に確認してください。
【【DM対策が可能】】
従来のモデルで問題になっていたのがダイレクトメールの存在。受信したファイルはコピー用紙に印刷されるため、不要なダイレクトメールは受け取るごとに無駄な費用がかさむのが難点でした。
対してインターネットFAXなら、受信ファイルはデータとして保存されることからダイレクトメールで無駄な費用を発生させないのが魅力。必要なファイルだけを印刷すれば済みます。
なお、インターネットFAXは基本的に送信する側が料金を支払い、ほとんどの会社が受信は無料に設定しているのもポイント。ダイレクトメールに悩んでいるという方にはおすすめです。
【インターネットFAXのデメリット】
インターネットFAXのデメリットについて、いくつか紹介します。
【【手書きの書面などは別途スキャンが必要】】
インターネットFAXはデータの送受信が簡単にできる一方、紙に書かれた内容の送信にはスキャンを必要とするのが難点です。
従来のモデルなら紙をスキャンして使うのが当たり前なのでわかりませんでしたが、データに対応するインターネットFAXでは手書きのメモや領収書、契約書類を送ることができません。
送信したいなら専用の機器でスキャンするか、カメラで撮影したファイルを送信できるデータにしたうえで送る必要があるので若干の手間がかかります。とはいえ、データのやり取りだけならこのデメリットは特に関係なし。
またスキャン自体は過去にやっていたことを同じようにインターネットFAXでも行うというだけなので、そこまで気にする必要がない部分です。
【【通信障害・故障に弱い】】
従来のモデルは紙に印刷したファイルを閲覧するため、持ち歩いていてれば物理的なダメージを受けない限りどこでも見られるのが強みでした。
一方インターネットFAXでデータとして管理する場合、通信回線の障害が発生したりデバイスが故障したりすると閲覧が不可能になるのが難点。データの閲覧に必要な管理画面に入るためには通信回線が必要なことや、デバイスがなければ見られないことからも明らかです。
ただし、データを紙として印刷して持ち歩いているなら対策は可能。どこでもパソコン・スマホでファイルを確認できる強みが薄れるものの、重要なファイルだけは紙にしておくなど対策が必要になります。
【【送信料金が高くつく可能性】】
インターネットFAXの送信料金は、1枚あたり〇円という定額制だったり〇枚までは定額で制限以降は課金したりといった設定が一般的です。
このとき1枚あたり〇円というのが問題で、送信するファイルの内容や枚数によっては従来モデルのほうが安く済む場合もあります。
というのも、従来モデルは電話回線を使用してファイルを送信するため。送信する際はファイルが送信されるまでにかかった秒数が電話料金としてかかるほか、相手との距離によっても変動します。
同一市内だと通話料金は安く設定されていることもあり、インターネットFAXの1枚あたりの料金を下回る可能性があるので、条件次第で逆に高くつく場合もあるということです。
料金としては大差がないものの、身近な相手との頻繁なやり取りをメインとした使い方の場合は、コストを見極める必要があります。
【【使いこなすまでに時間がかかる場合もある】】
インターネットFAXのデメリットとして挙げられるのが、使いこなすまでに時間がかかる可能性がある点。従来モデルはアナログの使い心地を持つのに対してインターネットFAXはデジタルなので、慣れていない方にとっては違和感を覚えます。
特に50～60代くらいのアナログ世代の方々ではデジタル製品に慣れていないケースもあるので、最初だけ敷居を感じたり最悪使いこなかったりするのが難点。デジタル世代はパソコン・スマホを日常的に使用することが多いため、インターネットFAXであれスムーズに導入可能です。
自身がデジタル機器の操作に慣れていない場合は従来モデルを使用するか、最初のうちは説明書をよく読んだり慣れている方と一緒に使ってください。
【インターネットFAX会社選びで比較したいポイント】
インターネットFAXの会社選びで比較しておきたいポイントは、「コスト」「番号」「アプリ対応」の3点です。それぞれ簡単に紹介するので、選ぶ際は比較確認してみてください。
【【導入・維持費がどれだけかかるか】】
インターネットFAXの会社選びで外せないのは利用料金。導入時の初期費用や月額料金、送受信にかかるものの4点で構成されます。
導入時の初期費用は従来モデルにおける本体の購入・レンタル料金のようなもの。無料または1000円前後必要です。月額料金は基本的にどの会社でもかかるもので、だいたい1000円前後に収まります。
送受信料金は会社によって異なり、無料はもちろん枚数に応じて別途料金が発生する可能性も存在。
上述した4点についてインターネットFAXの会社選びでは特に大切なので、比較確認は怠らないようにしてください。
【【選べる番号の種類】】
インターネットFAXを契約した際に選べるのが専用の番号。全国の主要都市の市外局番から選べたりIP電話にも使われる「050」が用意されているほか、「020」から選べたりするのが普通です。
住んでいる場所と似た電話番号が欲しいなら市街局番から選べるほうがおすすめ。IP電話を持っているという方なら「050」の番号を得られるサービスで統一したほうが、名刺・会社などの情報とバランスよくなります。
そのほか、自分好みの番号があるならサービスごとに選べる種類を見ておいたほうが満足度は変動。以上より、インターネットFAXの契約会社選びには電話番号の確認も必要です。
【【アプリ対応の有無】】
パソコンだけでなく外出中にスマホからインターネットFAXを使いたいという場合は、アプリ対応の有無も確認すべき事項。インターネットFAXはスマホアプリを用意しているサービスもあり、快適に使いたい場合は必要です。
アプリがある場合でも、Android・iOSといったシステム関連でお使いのデバイスに対応しているかどうかも重要。システムに対応アプリがなければせっかく選定の基準としていても快適に使えません。
以上より、快適な使い心地を得たいなら各サービスにアプリが用意されているかどうかも確認してください。
【インターネットFAXは無料でも使える】
インターネットFAXを知ったうえで、実際に使ってみたいと思った方にとって気になるのは無料で使えるサービスがないかという点。まずは使い心地を試してみたいものの、料金の支払いはしたくないという方もおられます。
そんなときは、無料契約期間を設けているインターネットFAXの業者を利用してみるのがおすすめです。無料期間は主に約1ヶ月程度を定めているか、送信枚数で制限しているかの2択。
無料期間のあるインターネットFAXサービスなら最初はお金を支払わずに済むため、使い心地・雰囲気共に試せます。試してみたうえで契約を続けるか、解約するかを選べば済むのが魅力。
インターネットFAXを契約しようと考えつつサービスが多くて選ぶのに迷っている方や、本当にコストダウンを狙えるか疑心暗鬼に思っているという場合はぜひ無料期間付きをお試しください。
【インターネットFAX導入で経費を抑えよう】
インターネットFAXとは何かから始まり、メリット・デメリットから会社選びで見ておきたいポイントなどを紹介させていただきました。従来モデルと比較するとどちらもよい部分・悪い部分はあるものの、デジタル社会の今でこそ導入したい方式。
身近な人だけとやり取りする場合は利点も少なめですが、全国的に連絡を取り合う相手がいるなら便利に使えるので検討してみてください。なお、セキュリティ面に関しては従来モデルなら紙の情報を盗み見られる可能性があるところがポイントでした。
対してインターネットFAXはスマホ・パソコンなどのデバイスを紛失・盗難に遭った場合に他人から情報を見られるのが難点なので、暗号化やパスワードなどでセキュリティ面に配慮することも大切です。